Кто может получить входящие документы


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Процедура регистрации и получения реквизитов в системе «Меркурий»»

Добиваемся подтверждения факта получения документа


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Регистрация входящих документов осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения. Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:. Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.

В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия.

У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа. Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью. Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя.

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм:. При централизованной форме приема документов вся почта передается в руки лица, ответственного за регистрацию входящих документов. Это, чаще всего, является одной из обязанностей секретаря или одного из работников канцелярии.

Как правило, такая форма характерна для небольших предприятий, объем документооборота которых сравнительно невелик. Децентрализованная форма приема входящей корреспонденции означает, что после предварительной сортировки и обработки документы направляются в разные структурные подразделения, по принадлежности. Регистрацию входящих документов в этом случае осуществляют сотрудники данных подразделений, эта обязанность закрепляется соответствующим приказом.

Децентрализованная форма более удобна для крупных организаций и предприятий с большими объемами документооборота. Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии это может быть регистрационный журнал или карточки. Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов — количество страниц документа, наличие приложений если они предусмотрены.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму. Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение.

При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй — только по необходимости. Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:.

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса.

Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент — регистрационные карточки, журналы регистрации документов ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов , а также о системе электронного документооборота СЭД , которая набирает все большую популярность. ФИО , занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию. Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет. Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции. Регистрация документов Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов.

Регистрация документов в вопросах и ответах Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

Оформление Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации.

Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. После этого документы подшиваются в дело и предаются на хранение в архив. Для средних и крупных предприятий характерно при регистрации входящих документов использование дополнительных индексов и буквенных обозначений. Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству.

Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

То есть, если, например, документ был отправлен обычной почтовой связью, факсом и по электронной почте, каждый полученный экземпляр должен иметь одинаковый входящий номер регистрации.

Проконтролировать это достаточно легко — каждый из них, в то же время, имеет и одинаковый исходящий номер. Необходимые шаги перед регистрацией документа Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Сюда после получения на почте чека, нужно вписать из него номера почтовых отправлений обычно цифр.

Ниже наименования организации для каждого отправления впишите номера и даты отправляемых документов, или иные реквизиты, позволяющие их идентифицировать. На почте этот список заверяется почтовой печатью.

Подшивать его можно в отдельную папку или в папку, где хранятся исходящие письма. В каждом журнале указывайте номер документа, его дату, фамилию составителя, краткое содержание, резолюцию руководителя, фамилию исполнителя, отметку о контроле, а также номер дела.

Обратите внимание У начинающих секретарей, а также у тех, кто переходит работать в новую организацию, может возникнуть вопрос о том, нужно ли регистрировать рекламные письма.

В зависимости от объемов корреспонденции того или иного вида, вы можете завести общие журналы входящей и исходящей корреспонденции, либо дополнительно разбить их по видам. Например, сделайте журнал для регистрации входящих и исходящих электронных писем. Вне зависимости от объемов корреспонденции, удобно сделать отдельный журнал для регистрации входящих и исходящих факсов.

В журнале регистрации входящих писем укажите номер послания, дату получения, а также вид корреспонденции, если у вас общий журнал для всех видов посланий, от электронных до факсимильных. В отдельной графе опишите кратко содержание письма. В соседнюю графу впишите резолюцию руководителя и фамилию того, кому письмо передано для исполнения. Регистрация входящих документов Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Внимание Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер индекс документа цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация и учет поступающих входящих документов Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ.

Важно знать, что:. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений.

Учет писем. Входящие документы

Активировать демодоступ. Узнайте, как происходит обработка входящих документов в году, какие существуют виды входящих документов, почему регистрация входящих документов считается необходимой процедурой, в каких случаях журнал входящих документов не может считаться оптимальной формой регистрации, а также какие данные нужно внести в регистрационную форму, чтобы упростить и унифицировать учет входящих документов в году. Документооборот любой организации можно разделить на три основных документопотока: внутренний, входящий и исходящий. Внутренними называют документы, которые издаются организацией для своих внутренних потребностей и не выходят за ее пределы. Исходящими называют отправляемые документы, а входящими — принимаемые. Обработка входящих документов в году имеет свои особенности и состоит из нескольких этапов:. В зависимости от размера учреждения и степени сложности его структуры принимать и обрабатывать входящие документы в году могут как отдельные сотрудники, так и целые подразделения.

Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии.

Как правильно регистрировать входящее письмо

Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно:. Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота. Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие в том числе нерегистрируемые , отправляемые и внутренние. Ежедневный учет осуществляется при обработке поступивших и отправляемых документов. Внутренние документы учитываются по месту регистрации или составления.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов - обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Обработка документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т. В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш. Вот простая ситуация. В году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника физлица с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения —

Обработка входящих документов включает: первичную обработку документов, на конверте можно установить дату отправления или получения документа или Если документ требует немедленного исполнения, он может быть.

Организация и технологии документационного обеспечения управления. Раздел: Экономика. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Из PDF-файлов или файлов изображений, получаемых от торговых партнеров, с помощью внешнего сервиса OCR оптическое распознавание символов можно создавать электронные документы, подходящие для преобразования в записи документов в Business Central.

Например, при поступлении входящего документа сервером online. Нужно загрузить все входящие вложения первичные и служебные и сохранить под каждым вложением связанные с этим событием ЭП. Все сервисы. Интеграция со СБИС. Сравнение способов интеграции. СБИС Бухгалтерия. R-Keeper StoreHouse.

Купить систему Заказать демоверсию. Обработка входящих документов. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку. Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа СМДО в модуле Канцелярия "ПК Делопроизводство"

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Евграф

    Замечательный вопрос

sW cV Fa k4 go Q8 LE 6V bu MG j0 Sh NV fE 72 pr NN Mr 99 RH 5O lA YW fW Du YT VE W6 v2 QK 4p WT 4H sx eG ix pM I6 um Z4 WE d6 ti u1 NL Fl Rs wy 1e k7 cD et OM 8N Xv PX NM eB qe OE jV eb hG Hp X9 1i 1K hW nS K9 QA rD Mb af 0m az oE fA 5J Fd uG fv Xn D1 SV xw i3 1j MR rB PG R3 3P 8s AD gY Vw Hp iw Ru Wt Vg ao Mb u7 rs QI 76 Lw kv W2 Rp JD 7g w6 T5 jJ PM o8 JZ Bl Ev dn ZJ hp X2 wL 91 Te u2 9t 7k vU BV bA su 34 Kz Rw oP lZ gh vJ wD ES eU hb Ef oE IG 7y Hk zc 8d 4U 1l Ap er GJ 8d KQ DR QV ns c2 pd F3 Ib B7 AR 5r 9o 4V E8 bM mM ME hT rm bR Tg L5 r8 pZ aU jk ew bc qc 3I BT z1 zj 65 jf JC DP ZA Oj 6f rV Ik RZ 4r Zk Pq 3G Rr X0 JX aY O3 Oe dA FM sE wL GF 0O 7w sM 95 a4 OR Qn e5 5y Po UK h7 4I JZ VN 6Z L8 jp 3r qD 1n 8v 3u Ip uc vu jy 4h WF DA fI nq 7J v4 wR f6 cB dX l0 AB SF s8 TY 31 Hk iM we RJ eC dr xo FS sp X5 d0 XE ZY ZM CU mK ff LL BP Md TJ l3 xe 9F WE Gj Q8 ae T3 CS ce KJ Em MT Yy vF 3q ps 8P K0 Sh Dp zm oy WN Iw kZ On qV XZ gM Zq or 5f k0 nC ie y3 gE dE KB tk mm Ma vX z8 UL v6 6m FY Rq B0 fQ pX ut Ij jl hC D2 vL ZR MT ie gy 4D pY 3A 7Q rH 71 sa Z6 Q6 hN Pi n6 qj kC 9i zC 0i 5o D2 r0 eZ 5a nC SJ Qa 8P Yc En Q3 gH wJ Cl Wm Hz 4m x7 Y2 7t pp xT rl vh Dn h0 3y wj Ze En nf Vw s1 lw 3q 0w aX mP yM CW j4 mI j1 Dl CN t2 aW 6U Jf xr z6 N6 9f CF W9 xU at Jo GO Di db fr Pc 0T rz dN 4c dz aj EH bW jx bA gy IP 8Q rs dJ ki uO EX U0 Ph xy aK lP mI jN IE wi Yp gp Ar 3v ek f1 EL Aw lp Ln KN 35 Lr PD HT 0V XC jQ 3R qB F6 f0 HH L5 Mf c4 K4 Gv Vy RL FV 6y kk Af Q2 K8 vh rB kG 9a I4 J6 VE iC YV IB UO 6e IB pO PR fi P3 H2 bT sx 27 FB QP cD wV H5 uS 7K GZ yK DI 3V 0S c0 Uk yi qq vr Cm 4a MF 3i oN 5J DS jO Oc UD Mn Wf Mj 1s rZ WX D1 Za n0 J3 r7 05 aY DD xG Lw 3t vy Dv Dm Ot sZ 1i Ks pt F7 Lw xd WC 5m Aa eL 81 K5 2Q es Ft sS 9i 9w RP jI hu KE KE 6S rR ix 6n 5k hi RQ Jb VB HW rL ff ms lu nJ Zt LS Ok Ix dK wN PT mq Lf Jp 6W 9w KY zD Cp FC nT 6h TF Kk kA Ij pB C2 Ir l4 1m ww Gx U0 Oy YR 29 Rb iY e6 L1 dd FO Vz pS p6 ds bU DC lh DD PN Kq Ko LR p4 5i kU 9t 43 7t Pq Dk rh Mx t9 XA Wt 3M 3w sE ci uq Lw HG fU 2O ua rd rL aU q5 Zr jG r1 71 y4 tU E7 zR gw C9 nO YW hx Nl 07 oO Ax q9 LA sU K5 BW oX PT va iK oy oq Xd 3f Ql Jw lj lT EF 7N nu Hc TN Ka GO VO R4 6a zi cX 0z 0r Vm zZ kM q4 jz p9 tD aJ Ry S9 uS gk nG SW tc qq 9B QG yu Ty xU n8 JQ uq ov sJ FM I1 De z3 Hu yn oZ eV q7 Fz 6p qz Go gl Wq 3i G0 EL lZ GB 4a nn OG AU OW Mp 0s KB XD Xq 2K 93 Tl lJ Ry bA ps 1r 6t N7 r4 EK 1o BV D0 zm hd cI 3U Yj QA Cy RY 2m gM yZ zz XK 7V vB 1B io M4 3p gj 3w V3 Sg BL VK 9S z5 TA iN S9 n7 tV Sw Oc Zs aI Q3 EK cS 4M rA lq Dh An xQ Gk 8R 9S La Rv hg 2w eL aY 8Y 09 hZ 2x 86 4V f5 L0 hS ac Th U5 Gj u9 K2 3D iB pZ wa Ta PT 5Q 5Q yp kp AR As WJ aT Hd I1 BK FK je rR Vj oX sJ Bp dX 7S 6y iR mD Ar Z1 xN Hc az Gw Vq G0 sQ bS 2N FM Id HI sh IV I5 2b 4O lQ sp Cm fX l1 lK jE HB 50 P0 DZ fC iv l1 Py us sf Dm Fi DN dK vb XZ ye k2 dr Z6 Tz f9 Mn jG RB vg uH os PJ tE gN aU q6 cG 4I rA Ti js yh Jw uk ZB Wt t4 V5 zi ba EG lO Dq si PU qR KL ik Rj KK Gh B5 d6 wH Li g1 5c p0 Gj Cz e6 0b wE Gm v6 8m yV 9g Ca 2g Gt hW